Jak uporządkować biurko?

10 pułapek, na które warto uważać, organizując miejsce pracy w domu. Cz. 1

21.01.2021

Ostatnie miesiące sprawiły, że praca zdalna stała się codziennością nie tylko freelancerów, ale także osób, które do tej pory wykonywały swoją pracę w biurach, pracowniach czy szkołach. Początek nowego roku to dobra okazja, by przyjrzeć się temu, w jaki sposób funkcjonują nasze domowe biura i sprawdzić, czy w łatwy i niewymagający dużych nakładów finansowych sposób nie da się ulepszyć ich tak, aby zwiększyć swoją satysfakcję z pracy oraz wyeliminować frustrację towarzyszącą trudnościom z samodyscyplinowaniem i terminowym wywiązywaniem się z obowiązków.

Autorzy poradników poświęconych sprzątaniu biurek skupiają się zwykle na tym, w jaki sposób porządkować zgromadzone dokumenty i akcesoria piśmiennicze oraz w jaki sposób za pomocą odpowiednich gadżetów przełamywać biurową nudę. To ważne elementy pozostające jednak zaledwie końcowym etapem bardziej skomplikowanego procesu, jakim jest efektywna organizacja biurowej przestrzeni. Czynność ta obrosła w ostatnim czasie wieloma mitami – najpopularniejsze z nich sprawiły, że sprzątanie biurka urosło w oczach niektórych do rangi zażartej bitwy, którą stoczyć musimy z wrogimi i bijącymi nas na głowę żywiołami.

Kolejny mit, który skutecznie zniechęcać może do uporządkowania domowego biura, to mit związany z przymusem minimalizmu. Postawmy sprawę jasno – praca w ascetycznym wnętrzu nie służy każdemu, a puste i idealnie uprzątnięte biurko jeszcze nikomu w magiczny sposób nie dodało kreatywności. Jeżeli naprawdę chcesz zwiększyć swoją produktywność, zacznij od dokładnego przyjrzenia się swoim nawykom i potrzebom. Zastanów się, jakie narzędzia są niezbędne w twojej pracy, spróbuj zrozumieć, które z wykonywanych przez siebie czynności chcesz zautomatyzować, a które – wprost przeciwnie – nauczyć się wykonywać z rozmysłem i uważnością. Planując środowisko swojej pracy, weź pod uwagę pola, na których szczególnie mocno pochłania cię rutyna i spróbuj ustalić, czy należysz do osób, które od wykonywanych obowiązków częściej odrywają drobne niedogodności czy może raczej nadmierna, „rozleniwiająca” wygoda.

Urządzanie domowego biura rządzi się swoimi prawami i choć pozwala na znacznie większą dowolność w zaznaczeniu indywidualnych estetycznych upodobań, wiąże się zwykle z ograniczeniami w postaci niewielkiej przestrzeni lub konieczności ulokowania biura w pomieszczeniach takich jak sypialnia, salon czy kuchnia. Osoby pracujące z domu wiedzą, jak trudne może być efektywne działanie, gdy od służbowych obowiązków odrywają nas głosy domowników, domagający się spaceru pies czy unoszący się wszędzie aromat odgrzewanego obiadu. Trudność w rozdzieleniu dwóch sfer – prywatnej i służbowej – wzrasta jeszcze w przypadku, gdy nasza praca to zajęcie kreatywne, które zaciera granice między obowiązkami a rzeczami, którym oddajemy się „po godzinach”. Nawet najlepiej posprzątane biurko nie będzie dobrze spełniało swoich funkcji, jeżeli standardowych porządków nie rozszerzysz o kilka prostych tricków, które pozwolą zwiększyć psychiczny i fizyczny komfort twojej pracy. Na co warto zatem zwrócić uwagę?

Pułapka 1: Ból pleców, aromat pomidorowej i łóżko jak magnes, czyli kilka słów o zaniedbywaniu higieny pracy

Jeżeli nie dysponujesz osobnym gabinetem ani pracownią, sprawdź, czy twoje warunki mieszkaniowe nie pozwalają na korzystniejsze ustawienie biurka. Być może uda się znaleźć dla niego bardziej zaciszny kąt lub miejsce, w którym bliskość okien dłużej zapewni ci dostęp do naturalnego światła? Sprawdź też, czy biurko nie znajduje się w sąsiedztwie mebli takich jak sofa czy łóżko. Przestrzeń kojarząca się z wypoczynkiem wprowadza nas w stan uśpienia i obniżonej produktywności – kto nigdy nie przeniósł się z laptopem na łóżko, by „przez chwilę popracować w komforcie”, a w efekcie zakończył pracę kilkugodzinną drzemką, niech pierwszy rzuci… długopisem. Zdaje się, że w tym temacie wiele do powiedzenia mogą mieć dzieci i nastolatkowie, których pokoje – pomimo niewielkiej przestrzeni – łączyć muszą funkcje biura, sypialni, pracowni i sali zabaw. Jeżeli zastanawiasz się, w jaki sposób na niewielkiej przestrzeni odgraniczyć sferę prywatną od zawodowej, spróbuj wykorzystać do tego celu odpowiednie ułożenie regałów lub potencjał kryjący się w materiałowych zasłonach oraz niesłusznie zapomnianych składanych parawanach.

Zadbaj też o oświetlenie – dobrze, jeśli biurko ustawione jest bokiem do okna, unikniesz w ten sposób problemów z odbijającym światło monitorem oraz niedoświetlonym obrazem podczas wideokonferencji. Dobierz najlepszą dla siebie lampę – być może specyfika twojej pracy wymaga precyzyjnego oświetlenia punktowego, a niewielki blat biurka sprawia, że lepiej sprawdzi się ustawiona obok niego lampa podłogowa? Pamiętaj też o dobraniu odpowiednich dla specyfiki wykonywanej pracy koloru oraz mocy żarówki, a także o umieszczeniu jej na właściwej wysokości i po odpowiedniej stronie – osobom praworęcznym znacznie wygodniej pracuje się ze źródłem światła umieszczonym po stronie lewej, a osobom leworęcznym ze źródłem światła ulokowanym po stronie prawej.

Idealnie, jeżeli biurko jest zrobione na wymiar i dostosowane do twojego wzrostu oraz wykonywanej przez ciebie pracy. Większość osób zadowolić musi się jednak biurkami pochodzącymi z oferty popularnych sieci meblarskich, drugiej ręki lub biurkami pełniącymi równocześnie funkcję jadalnianego stołu, parapetu bądź toaletki. Jeżeli ze względu na niewielką powierzchnię mieszkania nie możesz pozwolić sobie na oddzielne biurko, zadbaj by mebel, przy którym pracujesz, był stabilny i pozwolił na wygodne zajęcie pozycji siedzącej. Mało co zniechęca do pracy i nadwyręża kręgosłup tak bardzo jak próba pracowania przy biurku, pod którym nie mieszczą nam się nogi – na wysokość, jeżeli biurko na całej długości blatu wyposażone jest w głębokie szuflady, lub na długość, jeżeli pod biurkiem schowaliśmy zbyt wiele przedmiotów bądź jako biurko służy nam zabudowana szafka.

Podobnie rzecz ma się z fotelem biurowym – z fotelem, a raczej z krzesłem, bo znacznie częściej niż na wyprofilowanych i mobilnych, obrotowych fotelach zdarza nam się pracować na tradycyjnych krzesłach, w których próżno szukać regulacji wysokości czy zapewniających wygodę podłokietników. W zwiększeniu komfortu pracy i zniwelowaniu niewłaściwej wysokości krzesła pomóc może odpowiednio dobrana poduszka – dla osób spędzających dużo czasu przy biurku szczególnie polecamy zaopatrzenie się w niedrogie i rekomendowane przez fizjoterapeutów poduszki sensomotoryczne typu dysk, które bez trudu znajdziesz w wielu sklepach internetowych. Aby zwiększyć swoją wygodę, pomyśl także o ustawieniu podnóżka oraz nakryciu krzesła pokrowcem lub pledem – wskazówka ta może okazać się przydatna także dla użytkowników profesjonalnych foteli biurowych, których śliskie skórzane pokrycia sprawiają, że „wyjeżdżamy” z własnego fotela.

Pułapka 2: Drukarka czy światło? – oto jest pytanie… Czyli o pomijaniu wymagań sprzętowych

Dziś trudno byłoby wyobrazić sobie biurową pracę, której nie wspomagają żadne elektroniczne gadżety. Właśnie dlatego, zanim rozpoczniesz porządkowanie biurka, zastanów się, jakie sprzęty są niezbędne w twojej codziennej pracy. Ustaw biurko w miejscu, do którego bez problemu doprowadzisz przedłużacz i w którym połączysz się z Internetem, zrób listę wszystkich elektronicznych narzędzi, z których aktualnie korzystasz. Być może potrzebujesz miejsca na drukarkę, skaner, statyw, głośniki bądź dodatkową klawiaturę, myszkę lub monitor? Żeby zyskać więcej przestrzeni roboczej, niektóre z tych sprzętów warto ustawić na osobnym stoliku bądź szafce – zwróć jednak uwagę, aby ich ustawienie pozwalało na swobodne korzystanie z wszystkich funkcjonalności. Zadbaj też o kable i wystarczającą liczbę gniazdek, dzięki której, chcąc np. szybko coś skserować, nie będziesz musiał odłączać swojej biurowej lampki. Żeby uporządkowa

i przedłużyć żywotnoś

kabli korzystaj ze specjalnych organizerów oraz hubów, które zapewnią ci wygodę i bezpieczeństwo oraz uwolnią od konieczności czołgania się pod biurkiem za każdym razem, gdy chcesz odpiąć i zabrać ze sobą laptopa. Sprawdź ponadto, czy na swoim biurku wygospodarowałeś na niego dostatecznie dużo miejsca – na tyle, aby monitor znalazł się w odpowiedniej odległości od oczu (ok. 60–70 cm), a przedramiona i łokcie mogły swobodnie spoczywać na biurku podczas pisania na klawiaturze.

Pułapka 3: Niewykorzystane przestrzenie, czyli o tym, co nad i pod biurkiem

Jeżeli twoje biurko dosunięte jest do ściany, łatwo możesz powiększyć je o przestrzeń znajdującą się pod i nad jego blatem. Biurka, które nie zostały wyposażone w głębokie szuflady lub szafki, zmieszczą pod sobą kosze do przechowywania lub praktyczne mobilne organizery biurowe. Zwróć uwagę, aby ich ustawienie nie uniemożliwiało ci zajęcia wygodnej pozycji i wyprostowania nóg – w przeciwnym razie lepiej sobie odpuścić i zastanowić się, w jaki sposób najefektywniej wykorzystać przestrzeń znajdującą się nad blatem. Z pomocą mogą przyjść niewielkie szafki i półki albo modułowe organizery typu pegboard. Na rynku znajduje się wiele typów tablic perforowanych, które w większości wyposażone są jednak wyłącznie w klasyczne kołki umożliwiające przechowywanie jedynie niektórych narzędzi. Wybieraj pegboardy, które tak, jak zaprojektowane przez nas Szaragi zawierają rozbudowany system półek i akcesoriów pozwalających na przechowywanie i segregowanie przedmiotów takich jak książki, segregatory, notesy, gadżety elektroniczne czy różnego typu akcesoria plastyczne, krawieckie i ogrodnicze.

Pułapka 4: Chaos czy minimalizm? Czyli o kłopotach z „przeorganizowaniem”

W poradnikach poświęconych organizowaniu miejsca pracy wielokrotnie powtarza się frazesy takie jak „porządek na biurku to porządek w głowie” czy „puste biurko stwarza przestrzeń dla nowych pomysłów”. Ich przeciwnicy przytaczają z kolei przypisywane Einsteinowi słowa: „Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, to czego oznaką jest puste biurko?”. W której z tych obiegowych opinii znajduje się zatem więcej racji? Dobrze zorganizowane biurko powinno być miejscem, które dostosowuje się do nas i dynamiki naszej pracy, dlatego nie daj wmówić sobie, że jedyne słusznie wyglądające biurko powinno być sterylne i ascetyczne lub – przeciwnie – musi tonąć pod stosami narzędzi, kreatywnych gadżetów i notesów zapełnionych oryginalnymi pomysłami.

Zastanów się nad tym, w jakich warunkach jesteś najbardziej produktywny, zrób miejsce dla przedmiotów, które cię inspirują i poprawiają twój humor. Może jest to doniczka z oryginalną rośliną, rzeźba, grafika ulubionego artysty, niewielkie oldschoolowe radio albo metalowy model samochodu? Pamiętaj, że przedmioty te nie mogą jednak zdominować przestrzeni roboczej – to tam powinny się bowiem znaleźć posegregowane narzędzia, materiały i dokumenty, po które sięgasz kilkakrotnie w ciągu dnia. Warto wspomnieć w tym miejscu o pułapce, jaką może jednak okazać się nadmiernie skrupulatna segregacja przedmiotów. Gwarantujemy, że nawet najlepiej uporządkowane spinacze, zakreślacze i kartki nie będą używane, jeżeli schowasz je do pudełka włożonego do większego pudełka wsuniętego do pudła zamkniętego w stojącym przecież tak niedaleko regale… a wszystko po to, by za wszelką cenę uwolnić swoje biurko. Jeżeli zastanawiasz się, dlaczego ciągle dokupujesz nowe przybory do pisania, ważne informacje tak często zdarza ci się zapisywać na paragonach, a raz użytych rzeczy zwykle nie odkładasz na miejsce, być może twoim problemem nie jest brak organizacji, ale właśnie jej… nadmierne skomplikowanie. Wykonując obowiązki, mamy tendencję do automatycznego optymalizowania swoich działań i rezygnowania z czynności, które mogą wybić nas z rytmu i utrudnić ponowne skupienie. Właśnie dlatego tak ważne jest dostosowanie wyposażenia biurka do własnych potrzeb i stworzenie łatwego w obsłudze systemu, w którym wszystkie potrzebne przedmioty możesz zawsze znaleźć w zasięgu ręki.

Pułapka 5: Ta mała zgubiona karteczka z napisem „przejrzyj wszystkie karteczki”, czyli o kłopotach ze skutecznym eksponowaniem informacji

Pinterest i inne strony będące źródłami wnętrzarskich inspiracji pełne są zdjęć, na których ściana nad biurkiem – jeżeli nie zapełniają jej półki ani organizery – wykorzystana zostaje jako galeria zdjęć i plakatów, moodboard albo powierzchnia przeznaczona do zapisywania istotnych informacji. Pomysłów na wydobycie „informacyjnego” potencjału ściany jest wiele – przydać może się tutaj puszka magnetycznej farby tablicowej, tablica korkowa, płyta OSB, metalowa kratka czy wspomniany już pegboard wyposażony w sznurek lub haczyki ze spinaczami. Znacznie trudniejsze może okazać się wykorzystanie ich w taki sposób, aby naprawdę istotne dla nas informacje rzeczywiście przyciągały nasz wzrok.

Większość z nas pewnego dnia orientuje się, że dawno już przestaliśmy zwracać uwagę na przyklejony tuż przed naszymi oczami rząd kolorowych samoprzylepnych karteczek-przypominajek, z których większość dawno jest już nieaktualna. To mechanizm percepcji podobny do tego, który sprawia, że ignorujemy mijane na ulicy wielkoformatowe reklamy i zwykle nie potrafimy powiedzieć, jaki billboard znajdował się w ubiegłym tygodniu naprzeciwko przystanku, z którego codziennie dojeżdżamy do pracy. Jeżeli nie chcesz, aby karteczki przypominające o zakupie bożonarodzeniowego prezentu wisiały nad twoim biurkiem do kolejnych świąt, a o (właśnie anulowanej) wizycie u dentysty przypominał telefon rejestratorki, miejsce do eksponowania informacji wybierz tak, aby naprawdę trudno było je zignorować. Niech nie przytłoczy go sąsiedztwo galerii plakatów, zdjęć czy wycinków z gazet, do których układu szybko się przyzwyczajamy tak, że stają się one dla nas zupełnie „przezroczyste”. Zamiast tego wybierz miejsce znajdujące się obok zegara lub tacki, na którą odkładasz przedmioty takie jak telefon czy klucze, i ustal nieprzekraczalny limit karteczek, które równocześnie mogą znajdować się w wyznaczonym miejscu.

To już wszystkie nasze wskazówki na dziś. Część 2 poradnika poświęconego pułapkom towarzyszącym porządkowaniu biurka już wkrótce znajdziecie na naszym blogu. Opowiemy w nim m.in. o tym, w jaki sposób efektywnie segregować biurowe szpargały i o tym, dlaczego nie warto ulegać nadmiernej gadżetomanii. Koniecznie dajcie znać, czy przydały wam się nasze rady i podzielcie się swoimi sposobami na organizację domowego biura!

SZARAGI

wszystko w najlepszym porządku

Poprzedni
>
Chatohak

w organizowaniu przestrzeni może pomóc wieszak chatka z haczykami, na których możesz zawiesić drobne akcesoria, a na półce pomalowanej farbą tablicową możesz umieścić krótką informację np. wyprowadź psa 😉